Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, việc xác định đúng tỷ giá và thời điểm lập hóa đơn luôn là bài toán khiến các doanh nghiệp—đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu—gặp nhiều lúng túng.

Để kịp thời tháo gỡ các vướng mắc này, Cục Thuế đã ban hành hướng dẫn chi tiết tại Công văn 6810/CT-QLNT, căn cứ theo các quy định mới nhất của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Dưới đây là những điểm cốt lõi doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ kế toán và tối ưu hóa quy trình quyết toán thuế.

1. Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu: Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau thông quan

Một trong những điểm thay đổi quan trọng mang tính thực tế cao của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là quy định về thời điểm xuất hóa đơn cho hàng hóa xuất khẩu:

• Quy định: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
• Lợi ích: Quy định này tạo sự linh hoạt và giảm áp lực thời gian đáng kể cho bộ phận kế toán so với việc phải xuất hóa đơn ngay trong ngày thông quan như trước đây, giúp doanh nghiệp kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin thực tế trước khi phát hành hóa đơn chính thức.

2. Chênh lệch tỷ giá giữa Hóa đơn điện tử và Tờ khai hải quan: KHÔNG phải điều chỉnh chứng từ

Tình trạng số tiền quy đổi sang VND trên Hóa đơn điện tử khác biệt với số tiền trên Tờ khai hải quan (dù cùng một giao dịch ngoại tệ) là hiện tượng rất phổ biến. Hướng dẫn mới đã làm rõ nguyên tắc xử lý cho trường hợp này:

• Nguyên nhân hợp pháp: Tỷ giá tính thuế hải quan (áp dụng theo Luật Hải quan) và tỷ giá ghi trên hóa đơn (áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định của pháp luật về kế toán) được chi phối bởi hai cơ sở pháp lý hoàn toàn độc lập.
• Hướng xử lý: Nếu sự chênh lệch này phát sinh thuần túy do doanh nghiệp đã áp dụng đúng các loại tỷ giá theo quy định tương ứng, doanh nghiệp KHÔNG PHẢI điều chỉnh lại hóa đơn hoặc tờ khai hải quan chỉ để ép hai số tiền quy đổi trùng khớp nhau.
• Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ thực hiện điều chỉnh khi phát sinh sai sót bản chất về trị giá giao dịch thực tế, số lượng, đơn giá hoặc các thông tin thương mại cốt lõi khác.

3. Nguyên tắc thể hiện tỷ giá ngoại tệ trên hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn cho các nghiệp vụ bằng ngoại tệ cần tuân thủ nghiêm ngặt hai điều kiện:

• Cách hiển thị: Người bán phải thể hiện rõ tỷ giá quy đổi giữa nguyên tệ và Đồng Việt Nam (VND) trên hóa đơn theo đúng hướng dẫn tại điểm c.1 khoản 8 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Căn cứ xác định: Tỷ giá phải dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Doanh nghiệp cần dựa vào bản chất từng giao dịch cụ thể để chọn tỷ giá thích hợp, tuyệt đối không mặc nhiên áp dụng một loại tỷ giá duy nhất cho mọi loại nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ.